Tecnologia a favor da hospitalidade está entre os lemas da Atrio Hotel Management. Inovar e oferecer facilidades e experiências aos hóspedes, colaboradores e investidores está no centro da estratégia liderada por Carlo Pereira, CIO da administradora hoteleira, que caminha a passos largos para elevar sua maturidade digital.

Inovações desenvolvidas pela rede visam otimizar processos e obter ganhos operacionais palpáveis. Pereira salienta que a pandemia não reduziu o ritmo do time na organização institucional, na revisão de processos e no desejo de sair da zona de conforto. “O investidor já tinha acesso a um sistema que lhe permite acompanhamento da ocupação e da receita gerada pelo imóvel, o que nos levou a investir em processos de gestão e na melhora da experiência do hóspede”.

Com a pandemia, novas demandas surgiram. Para acompanhar a transformação, a Atrio fez um upgrade em seu sistema de Wi-Fi. Para criar um diferencial, uma vez que oferecer uma internet de ponta se tornou obrigatoriedade, a operadora apostou em análises de carga e aumento da banda larga a cada 18 meses, assim como na aplicação de conceitos de mapas de calor para identificar falhas nos sinais dentro dos hotéis.

“O sistema é monitorado para eliminar todas as áreas de sombra e segue entrando em fase final de implantação em todos os hotéis até o final deste ano”, informa Pereira.

Otimizar os pontos de vendas no departamento de Gastronomia foi outra iniciativa que fez a diferença. A ação foi implantada para solucionar problemas mapeados como gaps operacionais.

“Trouxemos o TC-Pós, sistema desenvolvido por um parceiro que permite ao hóspede fazer um pedido pelo smartphone, por meio da leitura de um QRCode impresso no apartamento, para que a solicitação chegue diretamente à cozinha do hotel”, conta o executivo. O sistema está implantado em mais de 50 dos 75 hotéis administrados pela Atrio.

A administradora ainda implantou a abetura de portas das UHs e seleção de andares no elevador via smartphone, retirando assim o uso dos cartões plásticos. A solução já está disponível no Mercure Hotel Itajaí Navegantes e deve ser expandida para outras unidades nos próximos meses.

Já o LK Hotel, em Florianópolis, possui um sistema exclusivo de web check-in, que economiza o tempo do hóspede e antecipa o preenchimento da ficha de hospedagem.

Frentes de atuação

Inovação e digitalização são duas frentes de investimento da Atrio. Pereira esclarece a diferença entre os termos, muitas vezes confundidos. “Inovação é basicamente rever e modernizar o processo, enquanto a digitalização prevê a aplicação de tecnologia com o objetivo de aumentar a produtividade nas áreas”, explica.

Entre os processos de digitalização, o CIO destaca os reembolsos de viagens. “Era moroso porque se baseava na inserção manual de recibos em planilhas, a partir de quando se iniciavam os processos de aprovação, coleta de assinaturas e retorno. Todas essas etapas foram eliminadas com a adoção do Espresso, um aplicativo que digitaliza as notas fiscais, compila e insere tudo no sistema, agilizando o reembolso e trazendo mais controle”, pontua.

Em conjunto com o RH (Recursos Humanos), a Atrio implantou um processo de recrutamento e seleção que viabiliza a rotina do departamento. “Além de funcionar como um banco de dados digital de perfis, o sistema aponta os candidatos mais indicados, o que torna a operação mais assertiva e muito mais rápida. Ativamos também as avaliações de desempenho e pesquisa de clima e assim temos dados melhores para tomar decisão”, diz Pereira.

A rotina periódica de verificações estruturais e melhorias também passou por transformações. Um sistema foi implantado para ajudar as equipes, operado via aplicativo em nuvem que registra e armazena todas as etapas do processo.

“Quando o gerente de operações vai a um determinado hotel, ele vistoria os ambientes, avalia a governança e analisa os serviços para propor as mudanças e traçar o plano de ação. Esse procedimento era feito de forma manual, o que resultava em falta de padronização e ausência de histórico”, complementa o CIO.

Mais investimentos

Pereira e a equipe de TI (Tecnologia da Informação) também investiram na migração de seu PMS, que agora opera com uma solução da Oracle. “O PMS é o coração da gestão hoteleira, pois é ele que faz as reservas, o check-in, o check-out, controla a limpeza dos apartamentos e toda a propriedade, daí a complexidade e a importância desse projeto”, pontua.

Em paralelo, o time vem trabalhando para digitalizar o sistema de orçamentos e consolidar a gestão contábil, um projeto que já está em andamento e deve ser concluído até novembro deste ano.

“É um caminho longo, que exige dedicação e envolve diversas áreas. Precisamos romper com a imagem de que é só instalar um aplicativo e a mágica acontece em um clique. Muitas vezes é preciso um grande esforço conjunto no qual o time de TI ajuda a parametrizar, instalar, configurar e controlar, mas o responsável de cada área também se envolve para definir os parâmetros iniciais e acompanhar todo o processo antes de validar a solução”.

Na visão do CIO, a hotelaria ainda é um setor com investimentos tímidos em soluções tecnológicas. Contudo, o executivo reforça a missão da Atrio em seguir avançando em sua maturidade digital.

“De um modo geral, estamos um passo atrás da indústria como um todo. Mas a Atrio vem caminhando para a inovação de forma acelerada, o que nos coloca à frente dos competidores em termos de maturidade digital. Em dois anos, a meta é atingir a excelência nessa escala”, projeta.

(*) Crédito das fotos: Divulgação/Atrio Hotel Management