Com a pandemia ficando para trás, 2023 promete uma retomada mais consistente no setor de eventos. Para conseguir absorver essa demanda, empreendimentos hoteleiros precisam melhorar a comunicação com os organizadores, uma vez que o segmento foi altamente impactado pela pandemia.

É fato que o Covid-19 trouxe grandes transformações para os eventos. Então, ambas as partes precisam alinhar expectativas para uma retomada benéfica para as duas pontas. Ainda que muitas mudanças tenham acontecido, reunir pessoas ainda é a missão das iniciativas promovidas por hotéis e gestores.

O Conselho de Líderes de Vendas da HSMAI U.S. listou oito dicas de como melhorar a comunicação entre hoteleiros e organizadores de eventos.

1. Seja franco desde o início

Seja honesto com quanto tempo as ofertas serão válidas e o espaço será garantido. Revise as datas para reservas definitivas com a opção de reduzir os bloqueios com meses de antecedência para evitar atritos. Além disso, considere adicionar uma cláusula de preços de condições especiais aos seus contratos ou usar uma escala de cancelamento criativo.

2. Conduza verificações frequentes pós envio do contrato

Uma chamada rápida seguida de um e-mail seria melhor. Fique a par de quaisquer mudanças (e até possível cancelamento) que possam ocorrer com o grupo para que o hotel possa se preparar e gerar receita adequadamente.

3. Mantenha os organizadores informados sobre reformas, mudanças de equipe ou marca

Mantê-los informados de quaisquer mudanças estruturais constrói o relacionamento e a confiança com o cliente, garantindo que estão recebendo informações importantes sobre seu hotel o mais rápido possível.

4. Garanta flexibilidade constante em ambos os lados

A negociação de eventos é um processo fluído e dinâmico. É preciso ser flexível com datas e espaços disponíveis. Assim como entender que os preços variam de acordo com disponibilidade e demanda de cada data. Tudo isso torna o orçamento de ambas as partes complicado e um alvo em constante movimento.

5. Entre em contato com clientes fiéis de 2019 

Os eventos estão voltando com tudo. Com datas e disponibilidade tão confusas, o período pandêmico deixou uma brecha para clientes fiéis do passado explorarem outras opções (por escolha ou por falta de disponibilidade). Foque no relacionamento e retenção.

6. Aplique a flutuação de tarifas em gastronomia também

Sabemos que o custo de muitas matérias-primas aumentaram nos últimos tempos, e que os menus mensais devem estar de acordo com os preços dos alimentos. Um aviso como “Este é o nosso menu atual, mas as opções e os preços podem mudar” pode ajudar a evitar surpresas. Sugerir referências externas para jantar também pode ajudar a fornecer mais opções.

7. Distribua cartas de boas-vindas aos grupos

Alinhe expectativas e ofereça comodidades realistas aos participantes. Destaque quaisquer alterações nas amenidades que sejam diferentes do padrão, horários, novidades, lazer, room service, etc. Deixe a essência da hospitalidade agir.

8. Faça a limpeza regular do funil de vendas

Crie um padrão para o contato com os organizadores antes de atualizar o status da reserva. Cumpra as datas de follow up e o cronograma fornecido na proposta inicial. Mantenha o pipeline o mais atualizado possível para garantir que está otimizando negócios em potencial e protegendo a receita das suas salas de eventos.

(*) Crédito da foto: Avanço/Unsplash