Um hotel médio dos EUA opera com uma margem de lucro de 30%, o que é baixo em comparação com outras indústrias, de acordo com o Hotel Tech Report. Com margens estreitas para trabalhar num mercado altamente competitivo, é importante que os operadores hoteleiros simplifiquem as suas práticas para se manterem rentáveis ​​e com custos indiretos baixos. No recorte brasileiro, onde a inflação dos insumos é elevada, esse é um desafio constante. Todavia, a análise de dados de gerenciamento de estoque ajuda a prever tendências futuras e auxilia no controle de compras.

Segundo um artigo do Hotel Management, a otimização de processos internos pode ajudar os operadores a controlar os pedidos de compra, reduzir os riscos financeiros, além de antecipar e ajustar as necessidades futuras com base em dados de tendências passadas.

Compras: como usá-las a seu favor?

O setor de Compras é mais do que apenas fazer pedidos; envolve a aquisição de materiais, a negociação de contratos e condições de pagamento e a avaliação e o refinamento desses processos. Um programa bem gerenciado pode ajudar a aumentar as margens, reduzindo custos e desperdícios, aumentando a eficiência das operações. Usar a tecnologia para automatizar essas tarefas pode auxiliar a agilizar os esforços, permitindo que as administradoras se concentrem na experiência do hóspede.

Meça os dias disponíveis para refinar os pedidos de compra

Ao controlar as compras e reduzir o desperdício, os operadores devem considerar a medição dos dias disponíveis (DOH) como um indicador chave de desempenho. Ele mede a quantidade de estoque que uma empresa tem e o tempo estimado que o mesmo durará antes de acabar.

É um número crucial para monitorar produtos perecíveis e não perecíveis. Sejamos realistas: em alguns casos, as operações hoteleiras podem ter mais dinheiro na prateleira do que no cofre. Ao gerenciar o DOH, o hotel minimiza o risco de excesso, o que leva ao desperdício. Da mesma forma, ao monitorar o indicador, o empreendimento também reduz o risco de falta de suprimentos que podem comprometer a capacidade de atender ou superar a experiência do cliente.

Para medir o DOH médio, um hotel deve compreender o uso de bens pela empresa durante o período que está monitorando. Embora muitos possam medir as compras com o uso, o uso real é calculado tomando uma contagem inicial do estoque, adicionando as compras e subtraindo a contagem final. A soma disso é o uso. Por exemplo, se um hotel começou com 102 garrafas de Heineken na segunda-feira, comprou 48 garrafas de Heineken entre segunda e domingo, e no domingo contou 80 garrafas de Heineken restantes em seu estoque, seu uso neste cenário é de 70 garrafas de Heineken. Heineken (102 + 48 – 80 = 70).

Embora o hotel deva sempre medir variáveis, ​​como flutuação de vendas e mix de produtos, esse número deve ajudar a entender melhor o que é necessário no estoque para gerenciar as tendências atuais e o que deve ser pedido para garantir que haja quantidade suficiente disponível.

Depois de entender o DOH, meça os dias entre as entregas para determinar se é preciso reabastecer o estoque na próxima compra ou se é suficiente.

No entanto, a falta de produtos pode deixar o negócio numa posição vulnerável. Um DOH baixo pode fazer com que o estoque acabe antes da próxima entrega. Quando acabar, a operadora pode comprometer a experiência do hóspede ou ser forçada a cancelar sua programação habitual para preencher a lacuna. A compra fora do programa atual das empresas pode resultar em custo mais elevado e em fornecimento de produtos de menor qualidade.

A compreensão do DOH começa com o entendimento do uso real, o que requer a contagem do estoque em uma cadência regular. Utilizando os dados que esses inventários podem fornecer, a equipe de compras pode ficar por dentro das tendências e tomar decisões informadas que são críticas para os resultados financeiros. Essa pode ser a diferença entre margens de lucro baixas a médias e hotéis mais eficientes com margens mais elevadas.

Quando geridos de forma eficiente, os dados podem servir como um catalisador para identificar oportunidades de redução de custos e simplificar as operações para além do A&B (Alimentos & Bebidas). Por exemplo, a mesma metodologia se aplica ao gerenciamento de suprimentos, roupas de cama, produtos de higiene pessoal, etc.

(*) Crédito da foto: lukechesser/Unsplash