SAP Concur Fusion Exchange: como gerir despesas de viagens

Foi aberto há pouco no Rosewood São Paulo, na capital paulista, o SAP Concur Fusion Exchange. O evento traz sessões imersivas, networking e palestras sobre as últimas tendências de gestão de viagens no Brasil e no mundo. A grade do encontro conta com diversas palestras, com cases de inovação, soluções, entre outros pontos relevantes para o setor.

Na cerimônia de abertura, Denis Tassitano, vice-presidente da SAP Concur para a América Latina, e Peter Graulich, CFO da empresa, deram as boas-vindas aos participantes e exaltaram a importância do evento. “Estamos muito felizes em ter vocês se juntando a nós. Temos uma agenda cheia, com o objetivo de conectar clientes e empresas”, pontuou Graulich.

“As pessoas querem viajar e, principalmente, viajar com segurança. Por isso, acredito que nossas soluções são extremamente importantes. Em 2022, primeiro ano depois da pandemia, registramos 43 milhões de reservas de viagens no mundo, 110% a mais em relação ao ano anterior. Percebemos, além do aumento da demanda de viagens depois da crise, o crescimento da duração das viagens, que hoje se estendem, em média, por uma semana”, completou Graulich.

De acordo com pesquisa divulgada pela empresa, a demanda de viagens segue aumentando. Os dados apontam que 86% dos viajantes de negócios brasileiros estão dispostos a viajar, superando os 67% globais. O número representa aumento de 11% em relação aos 75% reportados no ano passado. Por outro lado, 54% não estão satisfeitos com a frequência das viagens, e outros 28% estão viajando mais do que gostariam, aumento de 15% sobre os 13% reportados em 2022.

O levantamento mostra que 95% dos entrevistados recusariam uma viagem de negócios por algum motivo, como segurança ou preocupações sociais, sobre viajar para certas partes do mundo (51%) e preocupações com a saúde ao viajar para um destino (41%) sendo os motivos mais comuns. Além disso, 38% recusariam uma viagem de negócios que não tivesse flexibilidade para fazer ajustes fora da política da empresa.

Outros dados

Ainda de acordo com os números do levantamento, 57% dos brasileiros que viajam a negócios têm saúde e segurança como seus principais receios e 60% deles mudaram sua hospedagem nos últimos 12 meses por não se sentirem seguros de alguma forma. Mais de um quarto (27%) dos entrevistados citam a inflação como um dos principais desafios das viagens corporativas atualmente.

Segundo a pesquisa, 83% das pessoas já foram afetadas pela incerteza econômica, incluindo reduções nos orçamentos de viagens (54%) e viagens noturnas, sendo esta última exigindo mais retornos no mesmo dia (37%). Um dado relevante do levantamento aponta que os viajantes pretendem reduzir seu impacto ambiental, combinando viagens próximas com uma mais longa (32%), e priorizando viagens com distâncias mais curtas (31%). Na verdade, quase 1 em cada 5 (18%) recusaria uma viagem por seu impacto ambiental. 

“A pesquisa mostra que, tanto no Brasil como no mundo, as pessoas estão com mais vontade e disponibilidade de viajar a negócios, o que é um bom sinal para este setor, que movimenta vários outros aspectos da economia, como transporte, hotelaria e alimentação, por exemplo. Percebemos também que os viajantes estão mais conscientes e desejam viajar com tranquilidade e responsabilidade socioambiental”, afirmou Tassitano.    

 Como gerir despesas de viagens?

No primeiro painel do evento, intitulado A realidade nos processos de gestão de despesas e viagens, Jean Amadei, vice-presidente de Service Delivery da SAP, e Wagner André, head de Value Experience da empresa, falaram sobre pessoas, processos, negócios e tecnologia.

“Hoje, há um desejo de ir além do esforço inicial de automação. Agora, o pensamento é: como ter um ecossistema que otimize esses processos? É necessário se aprimorar, utilizando todas as tecnologias que estão ganhando terreno no setor, como a inteligência artificial“, disse Amadei.

“Ampliar a cobertura de gestão de viagens traz uma experiência completa no segmento corporativo, além de colaborar para que as empresas atinjam todas as suas metas”, completa o executivo.

Para criar esse ecossistema, é necessário:

• Entender stakeholders;
• Pensar fora da caixa;
• Reinventar métodos de pagamento;
• Considerar melhorias na cultura do compliance.

Painel discute soluções de gestão de viagens corporativas

Durante a explanação no SAP Concur Fusion Exchange, Amadei citou os cartões de crédito corporativos como uma boa opção na gestão das viagens. “Estamos trabalhando essa solução com todos os nossos parceiros, além do cartão virtual. As soluções variam de acordo com o porte e perfil de cada empresa”, comentou.

O executivo disse que as políticas e soluções só funcionam se as pessoas estiverem usando. “Por isso, é necessário que as empresas se comuniquem de forma correta e assertiva com os viajantes. Qualquer dificuldade em relação às informações vai gerar insatisfação e, consequentemente, trabalho adicional”, ressaltou.

Durante o bate-papo, os executivos apontaram que o pós-viagem precisa ter processos ainda mais simplificados. “Uma das maiores frustrações do viajante é ter os relatórios de despesas rejeitados quando vai solicitar reembolsos. Por isso, a SAP está atualizando as políticas e redefinindo as regras de auditoria, capazes de detectar minuciosamente qualquer irregularidade nos gastos”, destacou André.

Por fim, os palestrantes reforçaram a importância da cultura de dados no gerenciamento de gastos das viagens corporativas. Eles explicaram que, com uma boa base de  informações, é possível criar insights que podem ser usados como forma de aprimorar o negócio. “Por exemplo, os viajantes estão mais exigentes, e a Concur está melhorando o suporte como um todo. Entre os principais desafios para o setor, está o ambiente macroeconômico, com as projeções de inflação mudando. Já em relação a tendências, a inteligência artificial vem para ser um gamechanger, elevando a comunicação com o cliente a um novo nível”, concluiu Amadei.

Em um segundo momento do painel, participaram Erica Witharr, supervisora de Travel & Expense da Embraer, e Tercio Garcia, VP de Finance e Operations Latam do Cengage Group. Durante a conversa, os dois elencaram algumas das principais “verdades” na gestão de viagens corporativas. “Nós precisamos ser flexíveis, porque cada viagem possui uma característica diferente. É necessário trabalhar a adaptação e a Concur, para mim, trabalha muito bem neste sentido”, ressaltou Erica.

Já Garcia apontou que um dos grandes desafios são as tentativas de fraude. “É algo que acontece muito, principalmente no momento da apresentação dos relatórios de despesas. Esse cenário reforça a importância dos colaboradores estarem plenamente alinhados com a política da empresa. Assim, as ferramentas e tecnologias da Concur nos ajudam a fazer uma gestão bem melhor das despesas”, finalizou.

Quais as perspectivas para a economia brasileira?

Dando continuidade à programação da SAP Concur Fusion Exchange, aberta há pouco em São Paulo, Luis Artur Nogueira, colunista da Isto É Dinheiro, apresentou o painel Cenários e Perspectivas do Brasil, onde trouxe dados macroeconômicos, entre outros pontos relevantes.

Nogueira começou a explanação falando do PIB (Produto Interno Bruto). “O PIB global de 2022 foi de 3,5%, e o Brasil cresceu 2,9%. Neste ano, o mundo vai crescer menos, 3%, e o Brasil crescerá 2,1%, segundo o FMI. De alguma forma, começa-se a sentir um processo de desaceleração econômica. Para 2024, a perspectiva do Fundo para nosso país é de crescimento de 1,2%, contra 3% globais. E d 2025 a 2028, o PIB deve ser de 2% ao ano”, pontuou o palestrante.

Nogueira enfatizou que, todos os anos, o Brasil cresce menos que a média mundial. “Temos uma economia com diversas questões em debate, como o novo arcabouço fiscal, a Reforma Tributária e a pressão do governo com o Banco Central, que deverá fazer mais três cortes de meio ponto da taxa Selic. Até o ano que vem, prevejo que teremos uma taxa básica de juros menor que 10%, voltando a um dígito, e deveremos colher esses frutos em 2025”, complementa.

Crescimento econômico

Durante sua apresentação no SAP Concur Fusion Exchange, o palestrante afirmaou que, apesar dos ruídos políticos, a economia performou bem no segundo trimestre, superando as projeções. “Por outro lado, para os próximos meses a previsão é de desaceleração”.

“Para o futuro, posso prever o aumento da carga tributária para viabilizar a meta fiscal, maior atuação dos bancos públicos por meio do Desenrola, foco na Reforma Tributária. Entre os principais motores de economia, estão o agronegócio, a mineração, construção civil e o setor de serviços”, completou Nogueira.

Gestão de viagens end to end é a melhor escolha?

Seguindo com a programação da SAP Contur Fusion Exchange, foi apresentado o case Omnibees – Gestão de viagens end to end. A conversa foi moderada por Patricia Thomas, diretora de Vendas Corporativas da Omnibees, com a  participação de Manuela Bernardes, diretora global Business Travel da Flytour; Alethea Tamborini, Implementation Project manager da SAP Concur; e Thais Meirelles, Travel manager da Brookfield.

No momento inicial da conversa, Manuela e Thais mencionaram que, atualmente, o online representa 40% da demanda de viagens em suas empresas. “Hoje, o maior desafio é mudar os processos dentro das empresas. Porque ir para o online requer toda uma transformação de gestão, e muitas companhias demoram a fazer isso”, disse Alethea.

Dando continuidade, Thais pontuou que é importante saber de onde vem a informação que será entregue ao viajante. “Temos vários players e ferramentas no mercado. Elas precisam estar interligadas e distribuindo corretamente o conteúdo. Quando você vai negociar com hotel ou companhia aérea, é imprescindível saber de onde está vindo aquele conteúdo que aparece na sua ferramenta. Se você deixa muito conteúdo distribuído aleatoriamente ao viajante, acaba comprometendo a experiência do viajante”, explicou.

Mudança de cultura

Manuela pontuou, durante o debate, que é necessário diminuir a quantidade de fornecedores, trazendo maior gama de possibilidades para os clientes. “Você não precisa pegar uma gama de 500 hotéis e colocar em uma plataforma online. É preciso fazer um trabalho unificado. Na hotelaria, é uma mudança de cultura um pouco mais difícil”.

Palestrantes debatem gestão de viagens end to end

“A grande tendência para a hotelaria é trazer essa gestão de dados para o setor, visando aprimorar as ofertas”, complementou Manuela, cujo raciocínio foi reforçado por Alethea, que afirmou que uma das melhores alternativas é simplificar o processo. “Se o viajante sabe que se fizer a solicitação dele dentro da política da empresa, ele vai ver que tudo fluirá mais rápido e aquela agilidade vai se tornar uma constante”, comentou.

“Esse processo de aprovação, de aprovar o que está fora da política, traz um novo mindset para o aprovador, que passa a seguir outros critérios”, analisou Patricia.

Patricia destacou que uma das iniciativas implementadas pela Brookfield é a adoção do cartão corporativo, visando facilitar ainda mais o processo. “É a melhor alternativa para o mercado, pois otimiza o fluxo de caixa, entre outros benefícios. Obviamente, esbarramos na mudança de mindset dos viajantes, mas quando eles veem a rapidez que é reportar uma despesa com cartão corporativo, fica muito mais rápido para eles mudarem essa mentalidade”, afirmou.

Impacto na experiência

Falando sobre perspectivas, Alethea destacou que a indústria já está com “um pé no futuro”. “O processo saltou muito do manual para totalmente online. E eu vejo que isso dá autonomia ao viajante. Na palma da mão ou na frente do computador, ele consegue escolher hotel e comprar passagem, facilitando também os relatórios de despesas que serão entregues posteriormente”.

Ao final do painel do SAP Concur Fusion Exchange, as palestrantes concordaram que soluções que facilitam a experiência do viajante são sempre as melhores escolhas. “Estejam sempre antenados no que o mercado está dizendo e trazendo, e tente adaptar da melhor forma possível, simplificando de acordo com a realidade da sua empresa”, finalizou Thais.

(*) Crédito das fotos: Lucas Barbosa e Vinicius Medeiros/Hotelier News

(**) Na capa: Peter Graulich, CFO da SAP Concur