Grupos e eventos podem gerar receitas significativas para os hotéis. Dependendo do tipo de empreendimento, o segmento representa entre 30 e 35% dos negócios hoteleiros a nível mundial. Muitas vezes, os eventos atingem faturamento maior, pois envolvem gastos extras em A&B (Alimentos & Bebidas), aluguel de espaço, audiovisual, etc. Já Grupos é um segmento de alta prioridade para a maioria das propriedades, não só pelos rendimentos que geram, mas pelo potencial de repetição e recompra.

Trabalhar diferentes segmentos de grupos e eventos também ajuda a equilibrar o estoque de apartamentos e suas respectativas tarifas durante períodos de baixa. Historicamente, é um setor que também realiza suas reservas com janelas de compra mais longas, o que ajuda o hotel a alcançar a ocupação prevista com bastante antecedência e a manter um fluxo saudável de negócios ao longo do ano.

Portanto, é essencial mudar as estratégias de comunicação de acordo com o cenário e avanços tecnológicos. Quando pensamos na relação com organizadores e agências de eventos, a comunicação assume um lugar ainda mais importante. Afinal, para reunir as pessoas com sucesso através de eventos e experiências únicas, os profissionais hoteleiros devem atuar de forma unificada, constante e transparente.

Dicas

A HSMAI Brasil listou cinco insights para estreitar bons relacionamentos com organizadores e agências de eventos, visando impulsionar as receitas do segmento:

1. Seja sincero desde o início

Seja honesto sobre por quanto tempo as ofertas serão válidas e o espaço será mantido. Revise os deadlines para reservas definitivas com a opção de reduzir bloqueios com meses de antecedência para evitar desgastes.

2. Realize follow-ups com o cliente pós-contrato

Importante entender o quanto o cliente está confiante na realização do evento e sua probabilidade de cancelamento. Uma ligação rápida ou mensagem seguida de um e-mail é o melhor. Fique atento a quaisquer mudanças que possam estar ocorrendo com o grupo para que o hotel possa se preparar e gerar receita adequadamente.

3. Garanta flexibilidade constante em ambos os lados.

Os preços variam conforme a disponibilidade e são aplicadas de forma diferente do habitual para reservas individuais. Deixe isso muito claro no orçamento e ressalte que existe flexibilidade, mas que a exigência de data pode impactar no preço, e vice-versa.

4. Antecipe-se

Entre em contato com os clientes fiéis e veja se eles gostariam de já gostariam de enviar sua agenda de eventos para o próximo ano. Algumas vantagens podem estar atreladas ao direcionamento e priorização dessas ações com o seu hotel.

5. Faça uma limpeza no funil de vendas constantemente.

Mantenha o pipeline o mais atualizado possível para garantir que está otimizando negócios potenciais e protegendo os espaços com a melhor performance financeira possível.

Sugestões inovadoras, como a apresentação em tempo real de espaços de reunião e a integração de potenciais palestrantes nas propostas, podem elevar ainda mais a experiência do cliente.

E não se esqueça que um gerenciamento eficaz nas vendas e operações de eventos e grupos podem incrementar substancialmente a receita, aumentar a base de clientes e gerar novos negócios.

(*) Crédito da foto: Divulgação/HSMAI