Em sua primeira edição online, em 2020 a HSMAI (Hospitality Sales & Marketing Association) realizou em julho a quarta edição do HSMAI Travel & M.I.C.E Managers Conference, reunindo 150 gestores de viagens e eventos. Agora, a associação divulga seu panorama sobre o segmento corporativo, já tradição de todos os anos, em parceria com o TMG (Travel Management Group).

“A HSMAI se manteve firme na realização de eventos, treinamentos e grupos de estudo durante todo o ano de 2020. No segmento de viagens corporativas, o início da parceria com o TMG foi celebrado com muito conteúdo exclusivo, webinars personalizados e ações em conjunto. Para 2021, muitas outras novidades estão por vir”, comenta Gabriela Otto, presidente HSMAI Brasil e sócia diretora GO Consultoria.

Em um ano desafiador e de muitas mudanças, fica ainda mais evidente a importância de dar ouvidos aos clientes e acompanharmos os movimentos de mercado periodicamente. A HSMAI desenvolveu uma pesquisa com 10 perguntas, idealizada pelo Comitê Corporativo da associação, comandado por Fernão Loureiro, CEO da Loureiro Consultores e Sheila Câmara, gerente de Viagens Corporativas da KPMG e coordenadora da TMG.

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HSMAI: a pesquisa

O estudo mostra a relevância da gestão de viagens corporativas. Dos entrevistados, 40% afirmam possuir dedicação total ao segmento. O gestor é responsável por conciliar estratégias e a realização de viagens, levando em consideração a eficiência e segurança de cada deslocamento, necessidades, cultura da empresa e controle de custos.

Acredita-se que as empresas que não possuem este cenário não alcançam resultados de gestão tão expressivos ou não possuem a dedicação integral devido à baixa volumetria de viagens corporativas. Os resultados demonstram um percentual significativo de gestores que possuem o mesmo desafio: conciliar dados para gestão e tomadas de decisão.

Já 25% aponta como item mais desafiador a administração e padronização de OBT’s (Online Booking Tools) e demais ferramentas. A tecnologia deve ser utilizada a favor da empresa, oferecendo comodidade e segurança. Configurar corretamente as políticas vigentes é fundamental para se obter os melhores resultados.

Os percentuais apresentados demonstram que a Gestão de Viagens se aloca de acordo com o perfil de cada empresa e as variáveis que englobam o programa, como volumetria, controle de budget, custo da estrutura, programa global vs programa local, cias matriciais, entre outros.

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Eventos

É notável um percentual representativo de empresas que ainda utilizam o faturamento como meio de pagamento para despesas de hospedagem. A legislação brasileira possui algumas particularidades que dificultam a adesão à algumas ferramentas já disponíveis, como por exemplo, no que refere-se à escrituração e retenção das notas fiscais.

Em contrapartida, observa-se que 30% já utilizam o cartão virtual para hotelaria, o que expressa um significativo avanço no mercado que tende a encontrar alternativas para superar os desafios e aderir às novas tecnologias para pagamentos.

Outros 73% responderam que a Gestão de Viagens é apartada à Gestão de Eventos, tal fator pode não ser positivo para a gestão de ambos, já que diretamente ou indiretamente são atividades interligadas, com propósitos, estratégias e fornecedores comuns.

Em 2019, essa mesma pesquisa mostrou 35,1% dos participantes não sendo responsáveis por eventos, mas outros 25,8% confirmaram que acabam ‘abraçando’ a área quando é preciso. Isso mostra que quase 70% segue não sendo formalmente responsável por eventos, mas tem influência ou até assume quando há necessidade.

Em empresas globais, os acordos com fornecedores de hotéis e aéreas normalmente são efetivados considerando volume das duas vertentes, o que traz ganhos às empresas, além de diversos aspectos congêneres.

De qualquer forma, é de suma importância que o Gestor de Viagens e Eventos trabalhem concomitantemente e de forma cooperada, pois trarão resultados mais benéficos, tanto processuais quanto financeiros para suas respectivas gestões.

O resultado mais expressivo de respostas (45%) demonstra que o gestor de eventos concentra seu tempo e esforço em rotinas operacionais de Meeting Planners. Este fator é relevante de acordo com o perfil da empresa, algumas não possuem equipe interna dedicada e contam com o apoio das TMCs e, consequentemente, do trabalho operacional do Gestor de Eventos. Paralelamente 55% exerce a função de Gestor de Compras ou Gerente de Eventos, com maior dedicação na administração, contratação e negociação com fornecedores.

O percentual de 76% demonstra que a indústria precisou se adaptar rapidamente ao momento atual. O covid-19 forçou agências, clientes e públicos-alvo a novos formatos de eventos. Acredita-se que nada substituirá o impacto dos eventos presenciais, mas algumas mudanças podem ter vindo para ficar, e os eventos digitais se manterão uma opção favorável pós pandemia.

Já 47% utilizam seguro do cartão de crédito que, normalmente, possuem algumas limitações, como por exemplo, excluem cobertura para eventos decorrentes de pandemia. 39% contratam as coberturas de uma Seguradora sendo possível personalizar de acordo com a necessidade de cada empresa.

Um percentual de 13% não utiliza seguro viagem. Não contar com uma assistência, principalmente em viagens internacionais, pode representar riscos altos, além de grandes desembolsos caso haja alguma necessidade durante a viagem.

Outros 45% das empresas utilizam cartão corporativo para pagamento das despesas extras, opção que permite maior controle e gestão dos gastos. A possibilidade de acompanhar as transações de forma online proporciona maior segurança e comodidade às empresas. As demais opções, adiantamento e reembolso de utilização de recursos próprios do colaborador, tendem a prejudicar o fluxo de caixa da empresa pela dificuldade nos controles e descentralização dos pagamentos.

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Rastreamento de viajantes

46% dos respondentes não faz rastreamento de viajantes. Possuir um sistema de Traveller Tracking para localizar viajantes, em caso de emergências, é essencial para a mitigação de riscos. Os sistemas possuem plataformas completas de monitoramento e envio de notificações, indicação de assistência, entre outros serviços.

De acordo com a Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas) , 48% das corporações atendidas pelas agências de viagens liberaram menos de 10% dos seus colaboradores a realizarem viagens, enquanto 43% delas liberaram até 30% e 9% até 50%.

(*) Crédito da capa: Pixabay

(**) Crédito dos infográficos: Divulgação/HSMAI