De Florianópolis, Santa Catarina*

Regina: a metologia torna o processo de compras mais complexo e profissional

Aberta ontem (13), a Encatho dá início a programação de palestras hoje (14) com o debate Soluções e Inovações nas compras e suprimentos para hotelaria, ministrado por Regina Segui, diretora de Produtos e Suprimentos da Atlantica Hotels. Um dos pontos abordados pela speaker foi a importância da utilização da metologia strategic sourcing no setor de compras – principalmente para a economia da rede ou empreendimento, ainda pouco utilizado pelo segmento de hospedagens.

Regina explicou como funciona o ciclo de compras: levantamento de players, envio de RFI (Request for Information), análise de documentos, envio da RFP (Request for Proposal), recebimento das RFPs dentro do prazo estipulado pela RFI, análise de propostas, comparativo entre os fornecedores atuais, rodadas de negociação e, por fim, a escolha do vencedor. "Essa metologia de compras estretégicas tem. principalmente como meta, a economia. Sempre levando em consideração outros fatores como processos, logísticas, transportes, prazos e saúde financeira da empresa", explica. 

De acordo com a palestrante, é essencial realizar um levantamento de dados de cada categoria e puxar o valor de despesa antes de iniciar uma cotação. "Sem dar números, provavelmente a empresa terá uma economia inferior. É preciso entregar aos players qual o volume que a empresa demanda", afirma. Outro ponto importante é fazer uma padronização, no caso de redes com muitos hotéis de diferentes bandeiras. "É preciso padronizar os preços, emitir um valor único para cotar uma condição similar para todos os empreendimentos", ressalta.

A diretora da Atlantica também destacou a relevância em fazer um levatamento minucioso dos players antes das negociações. O envio das RFIs deve conter  toda a documentação solicitada como certidão negativa de détibos trabalhistas, ficha cadastral, impostos entre outros. "Caso o fornecedor não entregue algum item ele deve ser retirado da licitação de concorrência. Mensurar e fazer um comparativo criterioso é muito importante para evitar desgastes". 

Encatho: portal de compras

Falando sobre tendências, Regina falou sobre as facilidades de criar um portal de compras exclusivo do hotel, por onde é possível realizar cotações e inserir históricos de negociações para fornecedores. "É uma modalidade nova. Se trata de um portal cutomizado e se trata de uma mudança de cultura. A hotelaria precisa quebrar paradigmas" comenta. A plataforma serve para empresas realizarem cotações, onde estão disponíveis todas as bandeiras de uma rede hoteleira, por exemplo. Um dos maior benefícios, segundo a palestrante, é otimizar o tempo dos processos no dia a dia do setor. "Muitos hoteleiros gastam muito mais tempo com operações do que com o hóspede em si".

A ferramenta funciona como um e-commerce, com total confiabilidade de dados que são inlusos apenas depois de auditados, com rastreabilidade dos investidores que podem ficar por dentro das negociações e compras por meio do portal. "Tudo fica registrado. Cancelamentos, recusas, históricos. Os investidores têm todo o acesso sobre o que se passa no setor de compras", explica Regina. Além disso apenas fornecedores homolagos podem cadastrar seus itens, gerando maior segurança para a empresa. "A plataforma já foi adotada por algumas empresas e com certeza ainda irá crescer muito na hotelaria".

(*) A reportagem do Hotelier News viaja a Florianópolis a convite da Encatho

(**) Crédito das fotos: Nayara Matteis/Hotelier News