Recepção cheia, reclamações, atendentes estressados. Definitivamente, essa não é uma cena boa de se ver nos hotéis, mas ela acontece com mais frequência do que se imagina, já que muitos empreendimentos praticam o chamado overbooking, vendendo mais estadas do que é possível atender. Visando evitar este tipo de situação, a APP Sistemas – que completou 36 anos no mercado – traz dicas importantes para que isso não aconteça.

Vale lembrar que a prática também está presente em outras indústrias, como o turismo e o setor de transporte aéreo. Ainda que seja uma estratégia utilizada por alguns gestores, os sentimentos de desvalorização e frustração gerados nos hóspedes podem ser extremamente prejudiciais para a reputação do hotel.

Entre as causas mais comuns do overbooking, aparecem o gerenciamento manual dos canais de aquisição de hóspedes e a falta de comunicação entre os times de vendas e recepção do hotel. Isolados ou juntos, esses fatores podem causar muita dor de cabeça para os hoteleiros.

Como evitar?

Evitar o overbooking na hotelaria é importante para que a gestão dos empreendimentos seja assertiva, garantindo maior satisfação do staff e principalmente dos hóspedes. Para isso, a APP Sistemas indica soluções que ajudarão a elevar a operação do hotel, evitando falhas nas reservas.

Tenha um excelente PMS: incluir a tecnologia na gestão e operação das reservas do hotel não é mais um diferencial, é um critério básico para que a propriedade atue com sucesso. Um PMS bem estruturado, ou seja, uma solução de gestão hoteleira, ajuda a garantir o controle automático da condição dos apartamentos, inclusive em multipropriedades.

Adquira um gestor de canais: você pode contar com diferentes canais de aquisição de estadias, como OTAs, site, chatbot, redes sociais, e-mail, Whatsapp, etc. Para garantir que as demandas vindas de todas essas plataformas estejam devidamente amparadas, é preciso contar com um gestor de canais eficiente, que integra e controla as reservas, enviando automaticamente a informação de estadia para o PMS.

Monitore suas reservas constantemente: dentro do PMS deve haver formas variadas de exportar relatórios que mapeiam a situação geral do hotel, como quais foram as reservas feitas e confirmadas e quais foram canceladas. Monitorar o cenário geral ajuda a ter controle da ocupação do hotel e prever casos de overbooking.

De maneira geral, contar com um plano de ação para quando o overbooking acontecer e treinar a equipe para essas situações são processos indispensáveis, além, obviamente, de adotar soluções de gestão para elevar a eficiência do empreendimento.

(*) Crédito da foto: Divulgação/APP Sistemas