Na era da transformação digital, tudo é adaptável. E a pandemia está aí para provar, mesmo que as duras penas, que distância e isolamento não são páreos para a tecnologia. A crise empurrou o setor de eventos de cabeça para o ambiente online, com shows, feiras, congressos e conferências ganhando sua versão online este ano. Neste cenário, eventos híbridos viraram os queridinhos do mercado. A adesão foi tanta que, atualmente, vivemos uma super oferta desse formato vinda de todos os lados possíveis.

Misturando o real e com virtual, o modelo foi a saída encontrada não só pela hotelaria, mas de todo segmento. Vale tudo para tapar os buracos deixados por cancelamentos e adiamentos, certo? E, obviamente, essa escolha faz todo sentido. Segundo pesquisa divulgada em julho pela GlobalData, o volume de negócios do Mice pode vir a declinar 35,3% em 2020, sendo o último a se recuperar do baque viral.

Com um cenário sem precedentes, a corrida para a promoção de eventos híbridos e digitais começou no início da pandemia, ainda em abril. Como diz o velho ditado, quem não arrisca não petisca e, seguindo-o à risca, o Grupo R1 saiu na frente com o lançamento de tecnologias que atendam às necessidades do setor. Alinhada ao serviço de streaming oferecido pela companhia, a ferramenta ganhou o mercado com rapidez e, hoje, a empresa é parceira de boa parte dos hotéis que adotaram o modelo.

Segundo Raffaele Cecere, presidente da R1, a empresa realiza, em média, 10 eventos por mês. Para ele, pelo menos até o final de 2020, ações nesse formato híbrido são a luz no fim do túnel para o setor. “Não são tantos eventos mensais, mas acreditamos que o modelo é mesmo a única saída para o momento”, afirma.

No WTC Events Center, os eventos híbridos não permitiram ao complexo ficar ocioso. De acordo com João Nagy, diretor do empreendimento, desde o início da pandemia o WTC sediou 300 encontros virtuais e mais de 30 grandes ações híbridas de clientes. “É uma tentativa de pegar uma fatia de negócios, porque está difícil para todos. Ao mesmo tempo, esse tipo de evento não é para amadores”, salienta.

Falando de hotelaria, temos inúmeros exemplos de redes e empreendimentos independentes que adotaram o serviço como forma de complementar o caixa. Meliá, Hilton, Bourbon Hotéis & Resorts, Grand Hotel Rayon... a quantidade de redes e hotéis que apostam suas fichas no formato como colchão para a crise dá uma mínima noção do quão saturado o mercado está.

Cecere: modelo é a única saída para o momento atual, sem vacina e com restrições de viagens

Eventos híbridos: falta de estrutura

Pode parecer simples, mas realizar uma ação digital é mais complexo do que parece. Para Cecere, o movimento do setor foi tão rápido que abriu espaço para entregas sem qualidade e sem estrutura necessária. “Muitas empresas estão oferecendo o serviço, o que até me assustou um pouco, pois é uma atitude desesperada em querer implementar algo que pode ser um caminho”.

O presidente da R1 ressalta que protocolos precisam ser seguidos, além de outros fatores de qualidade como acústica, imagem e apresentação. “Quando você monta um galpão para realização de lives, muitas vezes esse espaço não tem documentação nem alvará para funcionar. Ter uma estrutura mínima é importante”.

Hoje consolidado no mercado de eventos híbridos, o WTC também deu suas topadas no início. Para Nagy, o amadorismo na entrega pode minguar uma das únicas opções do setor para sobreviver. “Fomos aprendendo com os erros, pois é complicado entregar algo diferenciado e que funcione. É necessário uma estrutura de TV, com backup. Acabamos confundindo o cliente, pois está havendo um amadorismo que acaba com o pouco mercado que existe”.

Nagy: eventos híbridos não são para amadores e demandam estrutura e expertise dos promotores

Monetizando as ações e retomada

Uma das grandes questões que impedem os eventos híbridos de avançarem mais casas é a monetização. Em suma, a maioria dos encontros é gratuita, mas a longo prazo esse cenário será insustentável. “Os eventos híbridos vieram para ficar, mas é preciso dar valor à informação passada e cobrar por ela”, destaca o diretor do WTC. “Temos que entender que essas ações não trazem receita de hospedagem ou A&B (Alimentos & Bebidas), por exemplo. Entretanto, o cliente paga mais caro pelo metro quadrado”, completa.

Sobre alternativas para a hotelaria, Cecere sugere dois alvos para prospecção: pessoas físicas e pequenas reuniões. “Atacaria esses dois nichos, com estratégias para atrair grupos aos poucos. A pessoa jurídica é um pouco mais complicado. Certo é que as empresas não querem assumir essa responsabilidade”, avalia.

Para a retomada, Nagy afirma que não é o momento de voltar os olhos para uma possível vacina, mas adequar os eventos aos protocolos e fazer o setor girar. “Enquanto isso, vamos usar as medidas que temos. É hora de falar menos de vacina e focar nos hábitos dos protocolos e em firmar parcerias”, acredita.

Em novembro, o WTC volta a receber ações presenciais e, ainda que uma tímida retomada, o diretor enaltece organizadores que tomaram a iniciativa de promover eventos físicos. “São estes que vão dar o pontapé para os demais fazerem acontecer. Temos protocolos condizentes com a pandemia que não deixam a desejar comparados aos de nenhum lugar do mundo”.

(*) Crédito da capa: Divulgação/Bourbon Hotéis & Resorts

(**) Crédito da foto Raffaele: Divulgação/Grupo R1

(***) Crédito da foto João: Divulgação/WTC Events Center